Un teambuilding suna foarte bine cand auzi pe holul companiei ca va urma saptamana viitoare, dar ce te faci cand esti chiar tu persoana insarcinata cu organizarea acestuia? Un eveniment outdoor, cerut cu insistenta de baietii de la vanzari sau de fetele de la client service, satui si satule de stat pe scaun, poate fi greu de organizat cand mai ai o mie de chestii de facut pentru indatoririle obisnuite. Si totusi, citind acest mic ghid veti gasi rezolvare la cateva din cele mai spinoase probleme ridicate de organizarea unui astfel de eveniment.

[acest articol este adresat acelor HR manageri care din varii motive aleg sa isi organizeze intern activitatile de teambuilding outdoor. El este un ghid optional, care nu acopera intreaga problematica specifica unui teambuilding outdoor. Pentru sugestii, imbunatatiri sau alte informatii ne puteti contacta la mircea@wildescapes.ro].

1. Perioada

Perioadele cele mai propice pentru organizarea unui teambuilding sunt sfarsitul primaverii (mai si prima jumatate a lui iunie), respectiv inceputul toamnei (ultima saptamana din august si toata luna septembrie).

Daca veti merge vara va fi foarte cald, cu toate consecintele ce decurg de aici:

– consumul de apa si disconfortul datorat caldurii cresc semnificativ. Luati in calcul ca un om care alearga prin padure cu bicicleta sau tragand cu arma de paintball va consuma mult peste cei doi litri de apa regulamentari in ziua de teambuilding outdoor. Inmultiti o medie de 3,5 litri cu numarul participantilor si veti constata ca fie aduceti un camion, fie veti avea niste colegi deshidratati in teren.

– Vara numarul celor plecati in concediu este mare. Oricat de interesante ar suna activitatile propuse colegilor, cu siguranta ideea de a sta pe plaja la mare cu familia va fi triumfatoare. Fie planificati din timp, fie plasati teambuildingul la sfarsit de iunie sau inceput de septembrie. Luati totusi in calcul si colegii care pleaca cu oferte off-sezon in Tunisia, Turcia, Grecia, Croatia sau Muntenegru.

Daca veti merge iarna, asumati-va ca ziua de lumina scade considerabil. In decembrie la 17.30 este deja intuneric. In plus, va veti lupta si cu vremea nefavorabila. Oricum, este preferabil sa faceti teambuildingul inainte sa se schimbe ora (ultimul weekend din octombrie).

In general, pentru toate teambuildingurile se recomanda achizitia de pelerine de ploaie pentru intreaga echipa. Multe din ele nu vor fi purtate probabil oricum, dar sunt exact ce trebuie daca se intampla sa ploua, ori voi trebuie sa fiti pregatiti inclusiv pentru ploaie torentiala, primavara si toamna dar si in timpul verii, mai ales la munte.

2. Transportul

Transportul depinde in principal de doi factori: distanta pana la locul de teambuilding, respectiv marimea echipei. Pentru echipe de peste 30-35 de persoane, devine rentabil sa inchiriati unul sau sau mai multe autocare. Daca distanta este rezonabila (pana in 200-250 kilometri), autocarul are marele avantaj ca apropie oamenii inca de pe drum.

Partea proasta a autocarului este ca viteza medie de deplasare este undeva sub 50 km/h. Opririle dese, berile luate din benzinarie, statul la coada la toaleta la benzinarie, opririle obligatorii din punct de vedere legal, ambuteiajele si portiunile cu serpentine (pentru ca peste trei sferturi din teambuildingurile facute in Romania se petrec la munte) sunt factori care duc la o viteza medie proasta. Asa ca asumati-va 4-5 ore pentru un drum de 200-250 km. Dupa 300 de kilometri, fie pierdeti aproape o zi la dus o zi la intors (sau ajungeti la hotel ori acasa tarziu in noapte), fie mergeti cu masinile firmei. Daca exista.

Nu va amagiti la ce va povestesc soferii de autocar (doua ore pana la Predeal inseamna de fapt minim 4 ore), dar decat sa sperati ca la voi nu se va intampla, mai bine ganditi-va la ceva de omorat timpul si la care sa participe toata echipa. Mima sau jucatul de carti sunt solutii slabe, de maxim jumatate de ora. Este preferabil sa aveti un virtuoz care sa aduca o chitara. Rezultatele sunt vizibile chiar si in conditii de echipa mofturoasa.

2. Cazarea

Sigur ca locul de desfasurare este important, dar in cazul unui teambuilding outdoor, oferta de cazare trebuie completata cu informatii despre ce se afla langa hotel, nu neaparat in hotel. Cateva ponturi:

– evitati zonele aglomerate. Riscul de a avea gura casca la programul de teambilding este mare, in plus va va fi mai greu sa practicati unele activitati (paintball, ATV) fara a avea nevoie de personal suplimentar pentru a securiza zona in vederea evitarii unor situatii nedorite. Si chiar si fara, exista riscul sa ramaneti fara recuzita sau echipament (traim in Romania, deci atentie pe unde instalati atelierele in padure, noi am avut numeroase incidente de acest gen). De aceea este bine sa evitati Valea Prahovei, litoralul, zonele de langa statiunile populate. O fi oferta de hotel avantajoasa dar nu este totul…

– incercati sa gasiti o unitate de cazare cu o capacitate apropiata de a grupului. In caz contrar riscati fie sa deranjati ceilalti turisti cu petrecerea de sambata seara, fie sa va treziti cu un botez asurzitor in salonul alaturat. Sugestia noastra este sa gasiti un spatiu de cazare care sa mai aiba mai putin de 10% din capacitate peste marimea grupului. De cele mai multe ori hotelierii vor opri cazarile pentru alti turisti, avantajul fiind ca veti avea toate facilitatile la dispozitie.

– vizitati in prealabil hotelul/pensiunea. Verificati daca piscina are apa, daca aveti camere duble si nu triple (la pensiuni se mai practica sa umfle artificial capacitatea de cazare), pentru perioada de iarna asigurati-va ca aveti camerele incalzite cu o zi inainte.

– negociati cu hotelul diagrame de cazare flexibile. Angajatii sunt o natie ciudata de oameni cu nivel mare de razgandire pe ultima suta de metri. Estimati un numar minim si maxim de participanti, rugand hotelul sa va factureze la sfarsit in functie de totalul ocupat. De asemenea, luati-va marje pentru situatiile in care unii manageri vor dori camere in regim single, de asemenea, nu luati camerele la fix pentru situatiile in care veti avea de cazat intr-o camera dubla baiat si fata. Este preferabil sa faceti impartirea pe camere din vreme (si sa o trimiteti din timp) pentru a evita timpii lungi de cazare.

3. Mesele

Mesele, aparent un detaliu nesemnificativ, sunt importante pentru atat pentru socializare, cat si pentru o buna dispozitie generala in echipa. Nu lasati la latitudinea unitatii de cazare meniurile; de cele mai multe ori acest lucru va avea drept consecinta un meniu prost gandit, slab ca atractivitate pentru participanti, cu profit mare pentru hotel, dar si cu numeroase mutre din partea angajatilor. Nu uitati ca teambuildingul in sine trebuie sa fie o experienta din toate punctele de vedere. Daca mergeti la un teambuilding in Apuseni si primiti meniu mixed grill cu cartofi prajiti, asteptati-va la represalii de la cei care se asteapta sa primeasca pita cu unsoare, slana, palinca, balmos (traditionala mamaliga fiarta in smantana) si gomboti (galuste cu prune). Unele unitati de cazare chiar sunt vestite pentru aceasta componenta care transforma teambuildingul intr-o experienta de neuitat (Conacul lui Dinescu, Fratii Jderi, Cetatea Carului, Hanul din Ardeal etc). Alegeti o destinatie unde mancarea in sine este o experienta si nu veti regreta.

Indiferent insa unde faceti teambuildingul, aranjati si o masa traditionala si cereti asta in mod expres celor de la hotel sau pensiune. Iar ca sfat, este preferabil sa va cazati intr-o pensiune mare decat intr-un hotel mic. Mancarea in general este mai buna la pensiune, iar personalul mai flexibil. Ca test: intrebati la hotel dinainte daca va pot oferi o masa speciala/traditionala etc. Daca-i vedeti ca nu sunt proactivi si se codesc sau va cer un pret piperat, este un semn clar ca mancarea este de duzina si ca ar trebui sa va ganditi serios la o alta unitate de cazare.

La fel, uitati-va cu atentie la gramaje. Faceti meniurile in regim bufet si nu portie. Nu toti oamenii mananca tot ce e in farfurie si nu toti mananca in mod egal. Nu uitati de vegetarieni. Chiar si doi-trei daca sunt, trebuie sa aveti in vedere si variante fara carne. Un simplu chestionar inainte de teambuilding va va ajuta in acest sens.

Pentru ziua de outdoor, ganditi-va la masa de pranz. Aveti mai multe variante:

– hrana rece standard (optati pentru fructe, sanwichuri vidate si batoane energizante)

– masa la hotel (presupune coordonare buna a grupului)

– barbeque asigurat de hotel sau pensiune aproape de locul de desfasurare a activitatilor.

Noi recomandam ultima varianta.

5. Consumul de alcool (Spritzbuilding)

Nu va amagiti ca asa ceva nu o sa se intample. Pentru a preveni, anuntati-i ca cei care exagereaza vineri seara cu bautura nu vor intra in program, nu se vor da cu atv-ul, nu vor participa la activitatile cu corzi sau la paintball, pe motiv ca sunt activitati cu grad de risc (si asa si este). Moderati consumul de bauturi prin sistemul de vouchere. Oricum veti avea oameni care vor exagera, asa ca renuntati in a face politie. Unii oameni pur si simplu nu sunt oameni de inteles si riscati sa va stricati relatiile interdepartamentale.

Faceti inainte o sedinta u managementul. O vorba spusa in autocar de sef poate tempera putin lucrurile, dar nu fiti ca la Inchizitie. Legea fructului oprit va face mai mult rau decat bine.

Totusi, fiti pregatiti sa acordati asistenta celor care exagereaza. Cel mai bun remediu pentru cei care au luat-o pe ulei este sa ii fortati sa bea apa inainte sa se culce. Al doilea bun remediu este somnul. Daca au baut pana la 4-5 dimineata, nu  ii treziti la 8 sa faca tiroliana, oricum nu vor fi buni de nimic. Lasati-i sa doarma si sa regrete ca au ratat ocazia. Vor fi infierati si de restul colegilor si este preferabil sa se intample asta decat sa scoateti din dispozitivul de distractie si buna voie vreo colega miloasa care sa ii ajute pe mahmuri sa se dreaga.

6. Focul de tabara

Considerat un moft grobian, focul de tabara cu care va veti primi colegii la pensiune/hotel este un ice-breaker extraordinar. Aranjati cu unitatea de cazare ca acest foc sa se petreaca dupa prima cina (dupa masa de seara), ori imediat cum autocarul a intrat in curte. Potriviti ora in asa fel incat focul de tabara sa se aprinda dupa lasarea intunericului.

Luati in calcul servirea de bauturi alcoolice cu moderatie (toiuri de palinca sau tuica fiarta). Daca este iarna, asigurati-va ca unitatea dispune de un foisor inchis sau incalzit unde sa se retraga oamenii pe care i-a luat deja frigul. Pentru echipele cu multe fete, rugati oamenii din hotel sa va aduca deja acolo paturi. Vor fi de mare efect si vor tine zambetul pe buzele participantilor pana tarziu.

De asemenea, baiatul cu chitara care a cantat in autocar va trebui sa ia din nou arma din rastel, spre deliciul coelgilor si mai ales a colegelor. Noi avem in echipa doi monitori care canta la chitara seara la focul de tabara si pe care ii punem la dispozitia grupurilor ca parte din program (in regim de karaoke unplugged), cu rezultate pozitive garantate de fiecare data.

7. Fondul  de premiere 

Nihil sine Deo, spunea razand neamtul. Cu alte cuvinte, nu lasati participarea la activitati la voia intamplarii. Un fond de premiere bine ticluit poate creste spectaculos rata de participare la activitati (asumativa ca veti avea unul, mai multi sau poate chiar foarte multi Gica Contra cu privire la program, activitatile alese sau chiar organizarea teambuildingului in general). Multi oameni considera un teambuilding bani aurncati pe geam, boicotand si clevetind inca de la inceput si stricand si pe cei din jurul lor.

Inchideti ochii lui Argus cu un fond de premiere anuntat din timp. Daca nu aveti buget pentru asa ceva, fiti inventivi:

– puteti cere fiecaruia sa cumpere ceva in valoare de 10-20-50 ron si sa faceti tombola (worst case scenario, dar poate functiona in lipsa de altceva)

– puteti sa cereti unitatii de cazare ca bonus la pachetul de servicii un weekend pentru castigatorul probelor

– puteti oferi echipei castigatoare produse sau servicii oferite de companie

– puteti cere inclusiv managementului sa aloce 1-2-3 zile de concediu suplimentar platit pentru echipa care castiga

Si lista de premii poate continua, dar rezultatele incentivarii programului nu vor intarzia sa apara.

8. Programul de activitati

Desi scopul unui teambuilding este “sa facem ceva”, de multe ori companiile aici esueaza lamentabil. Imaginati-va un program flexibil, adaptabil situatiei si terenului, cu probe usor de facut pentru orice participant si cu o importanta componenta de invatare si de sudura de echipa in acelasi timp. Daca vi se pare complicat, puteti externaliza doar acest serviciu catre WildEscapes, vom fi mai mult decat bucurosi sa va ajutam.

Daca tineti mortis sa faceti singuri programul, retineri totusi cateva sfaturi:

– dati o tema iesirii. Pirati, indieni, Olimpiada, Polul Nord, Anii 30. Recuzita poate transforma o anosta petrecere intr-un chiolhan de pomina. Atentie la recuzita de inchiriat: poate fi distrusa prin abuzul petrecaretilor. Luati-va marje sau achizitionati recuzita ieftina.

– adaptati-va programul in functie de vreme si anotimp. Primavara si toamna ploile va pot strica orice plan de activitati, iarna frigul va dobori repede in special fetele din echipa, iar vara insolatia si praful pot afecta buna organizare. Luati-va masuri de siguranta si marje (si cititi mai multe detalii si la punctul 10 – Siguranta)

– ganditi-va la variante de program in caz de vreme nefavorabila. Aici unitatea de cazare va poate ajuta mult daca ar eun centru de recreere sau spa. Fie ca veti merge cu totii la biliard sau la tenis de masa, fie ca va inghesuiti intr-o piscina mica, e mai bine decta sa tremurati afara in ploaie incapatanandu-va sa terminati programul. De asemenea, evitati lucrul pe corzi (din motive de alunecare si alte accidente) sau paintball-ul pe ploaie, unde vizetele se vor aburi instantaneu si vor transofrma batalia intre colegi intr-un concurs de sters aburul, ceea ce nu este doar frustrant, ci si periculos.

– nu faceti un program prea strans. Lasati pauze de odihna si relaxare. Riscati sa aveti “chiulai” care vor fugi la piscina si biliard, boicotand tambuildingul si luand si prozeliti din randul celor indecisi. Idem pentru situatiile in care cazarea este la mai putin de 30 de minute de mers cu masina la vreun club de noapte sau discoteca. Rata de abandon va fi foarte mare, iar ca bonus a doua zi o mare parte din ei vor fi mahmuri, nu vor fi buni de nimic sau amandoua.

– nu programati mari activitati pentru ultima zi (de regula duminica). Oamenii se vor resimiti atat dupa ziua lunga de activitati de sambata, cat si dupa sesiunea de petrecere bachica de sambata seara. Organizati o activitate de rezerva care sa nu starneasca frustrare daca nu se va mai face din lipsa de participanti. In functie de zona, industria din care faceti parte si programul ales va putem da si noi sugestii de activitati “light” pentru duminica dimineata.

9. Masurarea rezultatelor

Scopul unui teambuilding nu este sa beti pe banii firmei. Nici sa aveti ocazia perfecta de a dansa cu noua secretara. Nici de a te dau cu ATV-ul sau de a face paintball pe decont.

Faceti un formular de evaluare si distribuiti-l colegilor imediat dupa eveniment (nu acolo pentru ca vor rataci foile). Facet asa in scris, electornic, luni sau marti dupa teambuilding.

Asumati-va ca veti avea si nemultumiti, dar incercati sa folositi scale si intrebari deschise pentru a avea cat mai mult feedbak de la colegi. La cerere va putem ajuta cu un astfel de model de formular de evaluare a programului de temabuilding. Din el veti invata mult pentru viitoarele editii.

10. Siguranta

Cu siguranta, acest capitol este ultimul la care va ganditi inainte sa plecati in teambuilding. Totusi, cand origanizati activitati in natura/exterior, ganditi-va la implicatii:

– trafic. Anumite zone pot fi amplasate in apropierea drumurilor. Aranjati terenul de asa natura incat sa evitati traversarea frecventa a  drumurilor de acces.

– activitati periculoase sau cu grad de risc. In cadrul activitatilor exista risc de taiere, intepare, cazaturi, entorse, lovituri (de exemplu de la bilele de paintball). Este preferabil sa folositi personal specializat si instruit in acest scop si sa faceti un instructaj inainte de inceperea activitatilor in natura.

– masini de teren/atv-uri/barci. In primul rand incercati sa temperati colegii soferi care vor asigura distractia echipei. Accidentele nu sunt doar periculoase pentru echipa, ci si pentru bugetul companiei. In al doilea rand, pregatiti dinainte terenul si traseele pentru a evita zonele cu pericol de derapare, rasturnare sau disctrugere a masinilor. Folositi statii pentru a evita ratacirile, mai ales in zone accidentate, impadurite sau fara semnal. Incetati activitatile la lasarea intunericului, chiar daca nu ati terminat programul. Frica pazeste pepenii.

– activitatile din teren se pot desfasura in zone locuite sau cultivate / exploatate. Asigurati-va securitatea echipei si aranjati cu localnicii dinainte, obtinand de la proprietari sau de la primarie acceptul prealabil pentru utilizarea terenului. In acest fel veti preveni eventualele altercatii cu localnicii (mai ales cei care au terenuri de vanatoare, exploatari forestiere, fanete sau culturi in zona folosita pentru activitatile de teambuilding).

– atentie la animalele salbatice. In zonele salbatice animalele aud din timp zgomote si nu stau in zona, totusi trebuie sa fiti pregatiti cu petarde pentru animalele mari (ursii, rasii, lupii, cerbii, mistretii in general fug la auzul petardelor), dar fiti atenti si la pasarile mari, vulpi, dihori sau nevastuici care pot fi extrem de agresive daca sunt incoltite sau atacate.

– fiti pregatiti si investigati zona pentru a evita musuroaiele de termite (in special in padurile de rasinoase), cuiburile de viespi sau albine salbatice (care pot da soc anafilactic in caz de intepaturi multiple sau alergie) si daca mergeti in Delta, pregatiti-va corespunzator pentur tantari si tauni, care sunt mai activi dimineata si seara.

– atentie la ciobani, localnici si trecatori, mai ales in zonele sarace. Va puteti trezi fara echipament, fara materiale sau chiar fara masini/atv-uri/barci. Incuiati in permanenta vehiculelele si lasati mereu un om de paza la comandamentul general (unde ati instalat tabara).

– igienizati tabara. Creati inca de la inceput unul sau mai multe locuri vizibile si accesibile unde toti colegii sa arunce gunoiul. Luati de acasa saci de gunoi si lasati locul asa cum l-ati gasit. Veti evita si altercatiile cu lcoalnicii sau oficializatile, dar si mustrarile de constiinta pentru deseurile sau gunoaiele lasate in padure. Daca mai puteti lua si din gunoiul existent deja, natura si umanitatea va vor fi recunoscatoare.

Cateva recomandari:

– faceti un kit de prim ajutor (sau folositi una de la una din masinile firmei), o trusa de medicamente din care nu trebuie sa lipseasca aspirine, Nurofen, Betadina, Claritin (antialergic), Imodium (pentru probleme ce nusufera amanare), Maalox (pentru gastrite acute), Ketonal (pentru dureri de dinti sau alte tipuri de dureri), dar si servetele uscate si umene, hartie igienica, sapun antibacterian, penseta petnru spini, foarfeca, fesi elastice pentru entorse si chiar un suport de imobilizare cervicala.

Dupa caz, chiar si la grupuri putin numeroase, faceti rost de numarul de telefon al unui medic din zona sau chiar luati-l cu voi. Echipa Wildescapes are un medic in permanenta, pregatit sa acorde ingrijiri sau primul ajutor in caz de accidentari.

Concluzii generale

Nu este usor sa organzezi de unul singur un temabuilding outdoor. Totusi, cu putina organizare si cu acest mic ajutor din partea noastra veti evita sa va dati prea des cu capul de tocul de sus al usii. Am incercat in cateva pagini sa prezentam doar cateva din problemele pe care le puteti depasi cu usurinta planificand din vreme totul.

Oricum, fiti pregatiti pentru situatii insolite si nu uitati, chiar daca sunteti organziator, sa va si distrati in teambuilding!